Planejamento e organização de eventos internos nas empresas

Sabemos que muitas vezes, a realização de eventos internos e outras ações pode ser um desafio para as empresas.

Seja por causa das agendas sempre lotadas, compromissos conflitantes e até mesmo o desinteresse por parte de líderes e colaboradores.

No entanto, ao olhar para algumas das empresas mais bem-sucedidas do mundo, observamos algo em comum – a grande maioria entende o quão benéficos os eventos internos podem ser, especialmente se estruturados ​​​​corretamente. Aquelas que sequer entendem a importância de eventos deste tipo costumam não se dar muito bem.

E é por isso que preparamos esse artigo especial: Aqui, você vai entender como os eventos internos de uma empresa fazem a diferença, vai aprender a planejar e a organizar melhor as ações da sua corporação. Acompanhe!

A importância dos eventos internos

O investimento em eventos internos é, para muitos, considerado ainda desnecessário – principalmente levando em conta os custos e o tempo gasto com o planejamento e realização dos mesmos.

No entanto, esse pensamento é um sinal de miopia nos negócios!

Os eventos internos da empresa são muito mais do que apenas uma oportunidade para os funcionários se reunirem. Eles representam também um caminho para otimizar a humanização e a eficácia de sua equipe como um todo.

Essas atividades podem fazer com que os colaboradores se sintam mais próximos, tanto da empresa quanto entre si. Isso traz oportunidades de contato pessoal e contribui muito para uma cultura positiva no local de trabalho.

Tudo isso leva a outros benefícios que podem ser listados. Entre eles, destacamos:

Desenvolvimento de novas ideias

Se você tiver problemas ou desafios específicos que gostaria de abordar, reunir sua equipe pode ser incrivelmente útil para fazer um brainstorming de soluções. Afinal, com a visão de mais pessoas, tudo fica mais fácil.

Criando verdadeiros eventos internos, é possível direcionar o foco dos colaboradores totalmente a esta ocasião. 

É importante estabelecer um clima descontraído, onde as pessoas se sintam livres de julgamento e estejam verdadeiramente abertas a todas as ideias, mas o objetivo do evento deve estar bastante claro para aproveitar o brainstorm ao máximo.

Reconhecimento de desempenho

Muitas vezes pode parecer que o trabalho no dia a dia é interminável, e que não há reconhecimento suficiente pelo esforço. Por isso, ter eventos que permitam reconhecer as pessoas que se esforçaram é sempre uma boa ideia.

Afinal, este é um evento focado em motivação e inspiração de colaboradores e equipes.

Internalização de valores

A maioria das empresas tentam estabelecer uma cultura colocando no papel ou em um mural os valores e os objetivos que desejam alcançar no longo prazo. Por meio de atividades interativas, você pode tangibilizar estes itens para facilitar o entendimento por parte dos colaboradores,  além de internalizar esses valores como parte de sua cultura de trabalho.

Definição de metas

Os eventos internos são uma excelente oportunidade para garantir que todos em sua equipe estejam na mesma página e entendam as metas e o que precisa ser feito nas próximas semanas ou meses.

Conexão entre a liderança e os funcionários

Muitas vezes há uma lacuna no local de trabalho entre a liderança e os funcionários. As atividades de team building ajudam os funcionários a ver seus líderes como colegas/parceiros, em vez de autoridades inacessíveis.

Planejamento para eventos internos

O planejamento de eventos é fundamental na construção da credibilidade de uma empresa (e no sucesso destes eventors internos).

Esta ferramenta ajuda a estruturar e divulgar a mensagem da organização de maneira efetiva, pensando em todos os pontos que devem ser analisados previamente.

Para isso, 4 etapas devem ser seguidas:

1) Definição dos objetivos 

Para executar um evento interno de sucesso, primeiro você precisa definir o que é esse sucesso. 

O que a liderança espera? Que características farão deste evento um sucesso?

Depois, é preciso entender que os eventos corporativos geralmente se concentram em um objetivo principal. Aqui, listamos alguns:

• Criar um vínculo de equipe mais forte;
• Treinar novos funcionários;
• Criar entusiasmo por um novo produto, serviço ou iniciativa;
• Entreter colaboradores;
• Realizar ações desenvolvidas pelo time de recursos humanos e marketing.

Defina o seu, antes de ir para os próximos passos.

2) Escolha do tipo de evento

Você pode organizar diferentes eventos no mundo corporativo, que dependerão de seus objetivos. Cada um dos formatos, se encaixa melhor para uma situação. Entre eles, destacamos:

• Conferências;
• Seminários;
• Workshops;
• Palestras;
• Lançamentos;
• Rodas de networking.

3) Definição do orçamento

O orçamento disponível pode afetar todos os aspectos do planejamento, desde a escolha do local, dos palestrantes, até a tecnologia e equipe envolvida.

Depois de identificar o tipo de evento que planeja organizar, você pode começar a estimar o orçamento geral que deve alocar para ele. 

Analisar os eventos anteriores também pode ajudá-lo a reunir as informações necessárias para criar um bom orçamento (Benchmarking nunca é demais, né?).

Você deve incluir estimativas de itens obrigatórios, como o local (será na própria empresa ou outro espaço?), alimentos e bebidas, transporte, palestrantes, brindes e tudo que te traga clareza sobre as despesas.

4) Criação do cronograma

Planejar um evento interno exige que você acompanhe a execução das tarefas para que ele se concretize. Por isso, é essencial ter um cronograma bem completo.

Para manter sua lista de verificação em dia, recomenda-se criar uma planilha e usar guias individuais para cada categoria. 

Dessa forma, você pode listar orientações, dicas e os responsáveis pela execução e cumprimento de prazos de cada atividade ou tarefa.

Uso de tecnologia para divulgação interna

Se os colaboradores não souberem do evento interno de sua empresa, ninguém vai aparecer ou se engajar. 

Ou seja: é imprescindível encontrar maneiras eficazes de divulgar.

Na era digital em que vivemos, contamos com uma variedade de ferramentas que auxiliam nesse processo de divulgação e uma delas é o Mural Digital, composto por telas digitais que são instaladas em pontos estratégicos da empresa, como corredores, espaços de convivência e recepções.

Através de um software bastante prático, todo gerenciamento dos conteúdos que são exibidos nessas telas é feito de forma rápida e dinâmica e você pode divulgar seu evento aos colaboradores com maior eficiência. 

A adMooH Corp, inclusive, oferece um software de Mural Digital que é perfeito para essa necessidade. Clique aqui e conheça: https://site.admooh.com/admooh-corp-produtos/

Conclusão

Para concluir, reforçamos que com um planejamento cuidadoso, seu evento pode ser executado com mais facilidade. 

Embora haja momentos em que você pode se sentir sobrecarregado, considerar cada etapa a ser seguida ajuda a cumprir os objetivos que definiu.

Agora que você já sabe como planejar seus eventos internos, é hora de colocar a mão na massa para colher resultados positivos.

Até a próxima!